解析招標采購流程再造和風險管理
招標流程再造是指以國家現行的招標投標相關法律法規(guī)尤其是2012年實施的《招標投標法實施條例》為依據，以規(guī)范招標操作程序為手段，加強招標流程重要節(jié)點的控制，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，實施流程再造，目的在于降低企業(yè)運營風險。
一、實施步驟
(一)建立一套完整的招標流程體系
首先從企業(yè)的最高主管部門開始，然后自上而下地逐級確定流程職責。在上下級之間建立一種“流程—職責”的關系，上下級之間明確各自的權責及流程風險控制節(jié)點，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的作業(yè)目標得以實現，從而構成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標流程。
(二)細化風險節(jié)點控制
招標流程體系建立后，為了便于操作，在付諸實施前，要將招標流程的風險節(jié)點控制加以細化。完成合同管理，招標技術參數審核，開評標階段，招標監(jiān)督，中標通知書的發(fā)放，國債、國補、省市重點項目子流程的規(guī)范完善等環(huán)節(jié)的風險節(jié)點控制，招標流程體系才算完成。細化風險節(jié)點控制是招標流程與實際操作之間的一個重要環(huán)節(jié)，也是招標流程得以實現的基礎。
(三)組織實施
流程已經確立，公司管理層、各部門工作人員根據流程對自己進行定位，按照流程規(guī)定的工作順序，一步步完成自己的工作。而上級管理者可以放手將自己的權力交給下級成員，自己則重點抓好綜合管理工作。而完成流程所規(guī)定的工作，還要靠上級管理者的協(xié)調、幫助以及創(chuàng)造實現目標的良好工作環(huán)境。
(四)激勵、考核和評價
要相應出臺嚴格的管理制度，建立激勵、考核和評價體系，建立起完整而有效的流程，并不斷調整優(yōu)化流程結構，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價提升機制，分析各項操作規(guī)范的合法性、可行性，認真總結采取的措施、方法和經驗，并針對具體問題出具分析報告，不斷優(yōu)化規(guī)范、優(yōu)化流程。
二、在實施過程中應做好的幾項工作
(一)做好風險控制管理的基礎工作
1.建立管理協(xié)調小組。建立招標流程再造管理協(xié)調小組，小組負責人由主要領導擔任，并構建制度體系，制定相關配套措施，明確實施者之間的相互分工，為項目的具體實施提供各項保障。
2.注重企業(yè)文化層面建設。大力宣傳流程再造的現實意義和必要性，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認識。深入對標企業(yè)調研、學習，效仿榜樣，取長補短。建立信息資料庫，加強信息資料收集、分析和整理，準確掌握對標企業(yè)和有關競爭對手管理創(chuàng)新的相關信息。
3.建立流程管理信息系統(tǒng)。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進行管理決策，發(fā)布管理指令，了解管理效果，往往會出現管理上信息傳遞的失誤，造成管理者和被管理者的迷失。在信息技術時代，要實現企業(yè)管理的現代化和制度化，首先要擺脫人為管理，走向信息化的企業(yè)流程管理。
4.培養(yǎng)復合型人才。在執(zhí)行流程時，插手的人越少越好;在流程服務對象看來，越簡單越好。因此，培養(yǎng)項目負責人成為一專多能的復合型人才，作為一個長期目標應不斷完善。
(二)建立起順暢、科學、高效、安全的招標流程
1.對各部門按照業(yè)務流程重新進行職能劃分。各部門在整個業(yè)務流程中的各個階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務職能。最終的經營成果是各部門協(xié)調配合、共同實施的結果。
2.規(guī)范招標流程信息管理。使流程內容涉及的數據流、業(yè)務流、資金流實現有機交互，實現實時動態(tài)管理、控制、預警和決策支持。
3.建立子流程。因為招標業(yè)務流程環(huán)節(jié)較多，可建立不同層次的子流程，建立子流程與招標業(yè)務流程之間的銜接，形成一個閉合循環(huán)。
4.招標流程再造。新流程包括招標準備，開標前準備階段，開標、評標，中標公示、發(fā)放中標通知書，招標綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計等五個大環(huán)節(jié)，在總流程下根據項目類別設計中央投資項目、業(yè)務部等子流程。通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立起相互制約的管理機制。做到職責分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細化風險節(jié)點控制，按照級別和部門進行協(xié)商分配，將節(jié)點控制和工作目標實行高度統(tǒng)一，最后將細化的節(jié)點化為個人工作目標，形成一個層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責、權、利明確的工作目標體系，使各級、各部門以及每一個員工明確：自己在招標流程中所承擔的具體任務是哪些，所擔負的責任是什么，以及完成的期限等。由于節(jié)點控制的細化，確保招標流程的順利實施，有效防范風險。
(三)建立相應的風險控制點
1.在合同管理方面。根據代理協(xié)議以及招標文件中的合同條款，分析風險控制點。在接收采購計劃的同時要求招標人簽訂委托協(xié)議。為避免以后合同執(zhí)行中的糾紛，必須在前期規(guī)避風險，對風險點加以嚴格控制。比如合同計價類型的選擇、合同條款的設置、合同的平衡性、合同的完備性等都是應該控制好的關鍵節(jié)點。同時，在招標代理協(xié)議中，應附招標人需提供的項目批準、規(guī)劃許可等文件，設置招標設備(材料)技術商務要求提綱、企業(yè)固定資產投資項目采購清單、招標資料交接登記表等作為合同附件，以保證招標采購工作的順利進行，同時防止發(fā)生爭議時有明確的合同條款進行追溯，降低風險。
2.在招標技術參數方面。這個環(huán)節(jié)的風險控制點尤其重要，在招標技術參數的審核階段就要建立風險控制點。技術參數設高級技術人員審核，防止出現技術參數提交不齊或技術參數存在問題不能按原計劃招標的情形。
3.在開評標階段設置風險控制點。在此階段按照流程設計進行規(guī)范操作，避免引起質疑和投訴。
4.在招標監(jiān)督方面設置風險控制點。秉承《招標投標法》公開、公平、公正和誠實信用的原則。明確監(jiān)管的監(jiān)督邊界，注重規(guī)范操作，避免監(jiān)督凌駕于程序之上。在開標前準備階段規(guī)定：開標前1個工作日，業(yè)務部門要協(xié)同招標人聯(lián)系本次招標活動的行業(yè)監(jiān)督機構;在評標結束后，項目負責人填制中標結果確認函，經招標人確認后交監(jiān)督人審核;在發(fā)放中標通知書階段規(guī)定，項目負責人在媒體上公示中標結果，投標人可以提出質疑和投訴，公示期結束、質疑和投訴解決處理后，發(fā)放中標通知書。如否決其投標，業(yè)務部主管與項目部成員應分析原因，提出解決辦法。
5.在中標通知書的發(fā)放環(huán)節(jié)建立風險控制點。用特殊紙質制作中標通知書，并由專業(yè)部門對中標通知書的發(fā)放實行統(tǒng)一管理，業(yè)務部門登記領取后使用，以防出現仿制中標通知書與客戶簽訂合同的情形。中標通知書必須由招標人發(fā)出，如果由代理機構發(fā)出中標通知書，必須有招標人的法律授權。在實際操作過程中，有很多項目的中標通知書由代理機構直接發(fā)出，這是不符合法律規(guī)定的。因為中標通知書是招標人對投標人的承諾，中標通知書的發(fā)出直接導致合同的成立。
6.將國債、國補、省市重點項目子流程的規(guī)范完善作為風險控制點。這些項目從立項審批、具體操作、資料報送都有特別規(guī)定，特別是中央投資項目的前期備案、發(fā)布公告、抽取評委、網站發(fā)布中標公示、資料報送的相關規(guī)定非常嚴格，不進行風險控制將會影響企業(yè)資格延續(xù)或提升，因此在業(yè)務流程下詳細規(guī)定子流程的操作步驟很有必要。
(四)建立健全激勵、考核與評價機制體系
為提高人員素質，更好完成招標流程再造項目，真正實現流程的規(guī)范操作，有效防范法律風險，要建立健全激勵、考核與評價機制體系。建立健全專業(yè)技術人員知識培訓體系。在目前，可結合招標師職業(yè)水平考試培訓展開。因為招標師考試用的四本教材比較系統(tǒng)地把招標采購相關法律、操作規(guī)范等有關知識進行了嚴謹地梳理和編排。通過對這四本書的學習，可以提高相關從業(yè)人員的理論素養(yǎng)和實踐操作水平。有必要制定員工培訓工作計劃，將培訓應用于平時的工作中，這樣更能提高學習培訓的針對性。在實際工作中重點開展適合業(yè)務發(fā)展需要的崗位專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓，方式可以靈活多樣，比如遠程教育、參加培訓班、從外面聘請高水平的師資團隊前來培訓授課等形式，有計劃、有步驟地開展培訓工作。建立經營業(yè)績考核體系，制定各項績效考核辦法和獎懲制度，以此對部門及員工進行評價，根據評價結果進行獎懲。經過評價，改進、優(yōu)化流程，以保證流程能夠順利執(zhí)行。
